Digital Workplace. Qué es y qué beneficios aporta a la organización

¿Te suena el concepto de Digital Workplace? Si no es así, no te preocupes que para eso estamos aquí. A grandes rasgos, el Digital Workplace hace referencia a aquellos entornos de trabajo que integran (correctamente) todo tipo de herramientas digitales. ¡Si quieres saber más no lo dudes y sigue leyendo!

En Zemsania somos especialistas en entornos IT y podemos ayudarte a integrar un Digital Workplace en tu compañía

A pesar de la versatilidad de los espacios de trabajo digitales, estos deben adaptarse a las necesidades específicas de la empresa. En estos casos, la planificación es extremadamente importante para integrar un servicio que tenga sentido y valor para los profesionales.

Beneficios del Digital Workplace para los empleados

La tecnología Digital Workplace ayuda a cumplir los objetivos empresariales. Alinea las personas con los procesos de negocio y las propias herramientas digitales con el fin de alcanzar la máxima eficiencia. Desgranamos los beneficios de estos entornos:

• Acceso universal. Esta es, quizá, la mayor de todas las ventajas competitivas. Los espacios de trabajo digitales facilitan trabajar desde cualquier lugar y a través de distintos dispositivos. De hecho, son los que posibilitan el teletrabajo, entre otras cosas.
• Aumento de la productividad. Los recursos y herramientas digitales son extremadamente útiles. Siempre que los profesionales cuenten con el software y los dispositivos que necesiten, su productividad crecerá. Eso sí, es importante contar con herramientas versátiles y con un buen diseño UX.
• Ciberseguridad. Trabajar en un entorno digital implica estar expuesto a sus amenazas endémicas. Sin embargo, es mucho más sencillo trabajar codo con codo junto al departamento IT, puesto que las herramientas están centralizadas. Por ello, si se trabaja en equipo y se exponen los requisitos y problemas que pudieran surgir, es fácil asegurar la integridad de los datos.
• Cooperación. Los entornos de trabajo digitales potencian el trabajo en equipo e impulsan la colaboración con el resto de profesionales. Estas herramientas facilitan la comunicación y el trabajar simultáneamente en un mismo proyecto.
• Sencillez. Este tipo de entornos de trabajo pueden utilizarse de forma inmediata tras su integración. Además, no es necesario formar a los empleados para que puedan utilizarlos, puesto que estas herramientas son muy intuitivas.
• Flexibilidad. En la mayoría de los casos, los profesionales tienen que trabajar en varios proyectos a la vez. Por ello, los entornos de trabajo digitales están pensados para soportar las interrupciones, ofreciendo la flexibilidad que los usuarios necesitan.

Factores a tener en cuenta a la hora de implementar un Digital Workplace en tu empresa

Cualquier organización puede contar con este tipo de entornos, pero para hacerlo correctamente es importante seguir una estrategia bien fundamentada. Por ello, hay que hacerse una serie de preguntas antes de empezar a trabajar:

• ¿Qué herramientas necesitan los empleados? – Debes tener en cuenta cuál es el objetivo de la organización para poder ofrecer herramientas útiles y que faciliten el día a día de los empleados. Es importante analizar qué soluciones son necesarias para contratar únicamente las más útiles y descartar el resto con el fin de reducir gastos.
• ¿Puedo alinear las herramientas a los objetivos de la empresa? – Las soluciones disponibles deben facilitan alcanzar las metas concretas que la organización se ha planteado.
• ¿Es posible coordinar todas las herramientas para que puedan trabajar en conjunto? – Es aconsejable investigar acerca de la compatibilidad entre las distintas herramientas digitales. Lo ideal sería poder combinar todas las posibles para obtener valor diferencial.
• ¿Conocen los empleados qué soluciones deben utilizar en cada caso? – Una vez implementadas las soluciones hay que garantizar que sea fácil asociarlas con tareas específicas. De este modo, los profesionales podrán trabajar con una menor supervisión.
• ¿Estas herramientas son fáciles de utilizar y reducen el tiempo necesario para realizar ciertas tareas? – Es recomendable realizar pruebas antes de implementar completamente todas las funcionalidades del entorno de trabajo digital. Puede suceder que ciertas prestaciones que se creían útiles no encajan con la metodología de trabajo de la organización o todo lo contrario. Lo que hay que tener más en cuenta es si todos estos esfuerzos han servido para reducir tiempos a la hora de hacer entregas de proyecto.

Si sigues estos pasos y estableces una política de uso para las herramientas introducidas, verás cómo crece la productividad en los equipos. Recuerda, sin embargo, que la planificación es la clave para implementar con éxito el llamado Digital Workplace.