Qué es un PMO manager y cuáles son sus funciones principales
En todas las empresas se llevan a cabo proyectos de mayor o menor duración. En todos los casos es necesario gestionarlos para que salgan adelante de forma organizada. Esta es una de las responsabilidades del PMO Manager, perfil que analizamos a lo largo de este artículo.
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Si quieres obtener un puesto de responsabilidad relativo a la gestión de proyectos, este tipo de perfiles pueden ser de tu interés. Te contamos qué es exactamente un PMO Manager, cuáles son sus funciones y qué aptitudes debería presentar.
¿Qué es un PMO Manager?
El PMO Manager es el responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos. Se trata de la persona encargada de gestionar y coordinar los proyectos de la organización. Es importante que este tipo de perfiles sean colaborativos y flexibles, puesto que tendrán que trabajar junto a otros líderes de la empresa. Para poder coordinar los proyectos es necesario que todos los departamentos colaboren y para facilitar esta tarea se necesita un PMO Manager cercano, proactivo e innovador.
Cabe destacar que este puesto de trabajo puede ser fijo o temporal en función de las necesidades de la compañía. En el caso de las PYMES es suficiente con que el PMO Manager establezca una base para que la gestión de proyectos quede orientada. Sin embargo, las empresas de mayor tamaño deben contar con un perfil de este tipo de forma permanente por la cantidad y el tamaño de los proyectos a gestionar.
Funciones principales del PMO Manager
El PMO Manager es un profesional versátil y con dotes de liderazgo encargado de varias actividades. Entre las más importantes se encuentran las siguientes:
- Agilización y estandarización. El responsable PMO debe establecer qué herramientas utilizar y bajo qué metodologías trabajar a la hora de gestionar los proyectos. De este modo, se establece una estandarización para evitar problemas de compatibilidad de software o de comprensión por parte de los empleados. Una vez establecidos los estándares, los proyectos se agilizarán, puesto que quedará claro cómo se debe trabajar. No hay que olvidar que estos estándares otorgan un marco de trabajo común para todos los líderes de proyectos.
- Priorización de proyectos. Es habitual que se produzcan conflictos entre varios proyectos gestionados al mismo tiempo en la misma organización. El PMO Manager debe decidir cuál es más urgente y priorizar el trabajo.
- Gestión de recursos. En relación al punto anterior y en función de la prioridad de cada proyecto, este especialista debe gestionar tanto el tiempo como los recursos económicos necesarios para cada actividad. Además, tendrá que encontrar soluciones en el caso de que falten o sobren recursos a la hora de dar salida a un proyecto.
- Análisis financiero. Otra de las tareas fundamentales de este profesional es la de analizar el ROI de los proyectos. El objetivo en este caso es el de determinar si las metodologías y herramientas utilizadas son rentables a la hora de aplicarlas en estos proyectos. En función de los resultados, se encargará de modificar, adaptar o ampliar el uso de soluciones.
- Documentación exhaustiva. Todos y cada uno de los pases del proceso de desarrollo y ejecución de un proyecto deben documentarse. En ese sentido, es el PMO Manager el responsable de hacer que esta documentación se genere con fiabilidad y rigor. Entre los documentos más importantes se encuentran el presupuesto y la justificación del propio proyecto.
Para solventar todas las dudas posibles referentes a la unificación de proyectos, el Project Management Institute ofrece una serie de estándares reconocidos a nivel internacional.
Qué aptitudes necesita todo PMO Manager
Aunque hemos visto las tareas más habituales del PMO Manager, cabe destacar que este tipo de especialistas necesitan contar con una serie de aptitudes inherentes a sus funciones:
- Dominio de sistemas de gestión de documentación digital. Estos sistemas, conocidos como DMS, se utilizan para almacenar, administrar y controlar los documentos de la organización. Gracias a esta tecnología es posible centralizar la información para tenerla siempre al alcance de la mano. Estos programas permiten digitalizar documentos y mejorar el flujo de trabajo en general. Además, potencian la seguridad de los datos a la hora de compartir documentación en la organización.
- Transparencia. Uno de los requisitos fundamentales para ser un buen PMO Manager es saber transmitir la información al resto de profesionales. De poco sirve ser un experto organizando los proyectos y sus datos si no somos capaces de trasladar este conocimiento al equipo.
- Alto nivel organizativo. Aunque se trata de un elemento obvio, la organización es fundamental en estos perfiles. Teniendo en cuenta que su función principal es la de gestionar y mantener el equilibrio de todos los proyectos establecidos en la organización, si no se cuenta con esta característica, en el caso de acumulación de proyectos el trabajo podría verse seriamente perjudicado.
Tal y como hemos establecido, este tipo de profesionales cargan con una serie de responsabilidades que no todo el mundo puede gestionar. Por ello, es importante contar con las habilidades y aptitudes de las que hemos hablado para asegurar el éxito de los proyectos.
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